Case Study: Digitalisierung eines Handwerksbetriebs mit DocuWare
Kunde: Ein mittelständischer Handwerksbetrieb
Herausforderung: Der Handwerksbetrieb stand vor der Herausforderung, seine Dokumentenverwaltung und Buchhaltungsprozesse zu modernisieren. Die bisher manuell durchgeführten Aufgaben waren zeitaufwendig und fehleranfällig. Es bestand ein dringender Bedarf, die Effizienz zu steigern, die Prozesse zu digitalisieren und die Dokumentenarchivierung zu optimieren.
Lösung: Die SKS-Solutions GmbH führte eine umfassende Implementierung von DocuWare durch, um die Dokumentenverwaltung und Buchhaltungsprozesse zu digitalisieren und zu automatisieren.
Schritte zur Lösung:
1. Workshop zur Prozessanalyse: Zu Beginn führten wir einen detaillierten Workshop durch, um die bestehenden Arbeitsprozesse zu analysieren und Optimierungspotenziale zu identifizieren. Dabei wurden gemeinsam mit dem Kunden die Anforderungen und Ziele der Digitalisierung festgelegt.
2. Digitalisierung der Eingangsrechnungen: Wir implementierten ein digitales System zur Verarbeitung von Eingangsrechnungen, das diese automatisch erfasst, vorkontiert und an das Buchhaltungssystem Datev übergibt. Dadurch konnte der manuelle Aufwand erheblich reduziert und die Effizienz gesteigert werden.
3. Anbindung an Datev: Die automatisierte Übergabe vorkontierter Belegzeilen an Datev sorgt für eine nahtlose Integration in die bestehende Buchhaltungssoftware des Kunden. Dies spart nicht nur Zeit, sondern minimiert auch die Fehleranfälligkeit in der Buchhaltung.
4. Digitalisierung weiterer Prozesse: Neben der Eingangsrechnungsverarbeitung wurden weitere Prozesse digitalisiert. Ein Teil dieser Prozesse wurde bereits erfolgreich umgesetzt, während andere in der Planung und Implementierung sind.
5. Übernahme von Dokumenten aus dem Altsystem: Um einen nahtlosen Übergang zu gewährleisten, wurden alle relevanten Dokumente aus dem bisherigen System in DocuWare migriert. Dies ermöglichte eine lückenlose Fortführung der digitalen Dokumentenverwaltung ohne Datenverlust.
6. Zeitersparnis durch Automatisierung: Dank der Automatisierung vieler manueller Entscheidungen und Prozesse konnte der Handwerksbetrieb erhebliche Zeitersparnisse erzielen. Die Mitarbeiter können sich nun auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren, anstatt sich mit aufwändigen Verwaltungsaufgaben zu beschäftigen.
7. Abschaffung des physischen Archivs: Durch die vollständige Digitalisierung aller relevanten Dokumente konnte der Betrieb auf ein physisches Archiv verzichten. Alle Dokumente sind nun digital archiviert und jederzeit schnell und sicher zugänglich.
Ergebnis: Durch die Implementierung von DocuWare konnte der Handwerksbetrieb seine Prozesse effizienter gestalten, die Fehlerquote reduzieren und erhebliche Zeitersparnisse erzielen. Die Digitalisierung und Automatisierung der Dokumentenverwaltung und Buchhaltungsprozesse ermöglichte es dem Unternehmen, sich stärker auf seine Kernkompetenzen zu konzentrieren und gleichzeitig die Verwaltungskosten zu senken.
Zukunftsausblick
Weitere Prozesse werden schrittweise digitalisiert, um den Grad der Automatisierung und Effizienz im Betrieb weiter zu steigern. Der Handwerksbetrieb ist nun optimal aufgestellt, um zukünftige Herausforderungen mit einer modernen und flexiblen IT-Infrastruktur zu meistern.